Se fino a pochi anni fa esisteva il miraggio del cosiddetto Smart Working oggi, questo si connota come una vera e propria realtà per molte aziende, sia di piccole che di grandi dimensioni, e per le Pubbliche Amministrazioni PA italiane.
All’interno di questo articolo andremo ad approfondire:
- Che cos’è lo smart working
- Come funziona lo smart working
- A che punto siamo in Italia.
Che cos’è lo Smart Working
Per comprendere che cosa sia lo Smart Working o Lavoro Agile risulta utile riprendere la definizione fornita dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali secondo il quale «lo Smart Working (o Lavoro Agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività».
Oggi lo Smart Working risulta essere direttamente normato dalla Legge 22 maggio 2017, n.81, dove l’articolo 18 comma 1 che afferma “Le disposizioni del presente capo, allo scopo di incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro, promuovono il lavoro agile quale modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.”
Come è facile intuire questa declinazione dello Smart Working è tale che pone un forte focus su alcune delle sue caratteristiche ovvero:
- flessibilità organizzativa,
- volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale
- utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone).
Dati questi presupposti è possibile affermare come lo Smart Working si connoti come un vero e proprio modello organizzativo che varia e definisce l’interazione tra individuo e azienda. Nello specifico, questo modello, accresce l’autonomia della pratica e delle modalità di lavoro del dipendente accrescendo il focus sui risultati che questi deve apportare all’azienda sia come singolo che all’interno del gruppo. Il fatto che lo Smart working vada ad operare sulle logiche operative e sul modello organizzativo significa che porta a rivedere le tradizionali prassi secondo le quali si svolgono le singole attività lavorative anche all’interno degli spazi aziendali. Con lo Smart Working viene sostanzialmente meno il concetto di postazione fissa e predeterminata a favore di open space e cluster di lavoro.
Smart Working in Italia
Lo Smart Working ha trovato “terreno fertile” in Italia con l’arrivo dell’emergenza sanitaria. A dimostrarlo sono i dati in quanto l’Osservatorio del Politecnico di Milano ha evidenziato come nella fase più acuta dell’emergenza lo Smart Working ha coinvolto ben 6,58 milioni di lavoratori agili, circa un terzo dei lavoratori dipendenti italiani, ed è stato adottato dal:
- 97% delle grandi imprese,
- 94% delle Pubbliche Amministrazioni italiane
- 58%delle PMI
Sebbene il numero di lavoratori agile sia in parte rientrato con l’alleviarsi dell’emergenza, l’Osservatorio ha rilevato che nel marzo 2021 gli smart worker italiani erano 5,37 milioni, di cui:
- 1,95 milioni nelle grandi imprese,
- 830mila nelle PMI,
- 1,15 milioni nelle microimprese
- 1,44 milioni nella PA.
Questo numero ha continuato ad abbassarsi con il graduale rientro in ufficio, ma nonostante questo ancora oggi il lavoro agile è ampiamente usato in quanto è entrato nella prassi lavorativa di molte aziende. Oggi sono 4,38 milioni i lavoratori che opereranno almeno in parte da remoto (+8%), di cui
- 2,03 milioni nelle grandi imprese,
- 700mila delle PMI,
- 970mila nelle microimprese
- 680mila nella PA
Dal punto di vista normativo emerge come
- fino al 31 agosto 2022 vige per i datori di lavoro privati la possibilità di ricorrere al lavoro agile in forma semplificata ovvero senza la definizione di un vero e proprio accordo con i dipendenti,
- da inizio settembre le aziende dovranno adeguarsi a regole diverse andando a normare lo Smart Working.
Le leve di progettazione dello Smart Working
Lo Smart Working, all’interno dell’azienda decreta un vero e proprio cambio del modello organizzativo. Variano i rapporti tra gli individui, la gestione degli spazi e dei luoghi, ma soprattutto ciò che subisce la maggiore modifica è l’interazione tra il singolo dipendente e l’organizzazione.
Sulla base di queste evidenze e date le complessità sottese da un progetto di Smart Working risulta chiaro che questo deve essere organizzato e progettato in modo da inserirsi all’interno del contesto azione.
All’interno di questo articolo andremo, quindi, ad approfondire le principali leve di progettazione dello Smart Working.
Così come sopra anticipato tutti i progetti di Smart Working richiedono e sottendono un complesso processo di cambiamento in quanto si ravvisa la necessità di operare nello stesso momento su più leve organizzative. A tal fine risulta fondamentale andare a definire:
- gli obiettivi,
- le priorità,
- le peculiarità tecnologiche, culturali e manageriali dell’organizzazione.
Lo Smart Working si connota come un vero e proprio nuovo modo di lavorare che ha l’obiettivo di favorire e delineare un bilanciamento ottimale tra vita privata e lavorativa. Questo necessita, affinché sia correttamente implementato, un corretto utilizzo dell’innovazione digitale che si pone come fattore a completo supporto di approcci strategici che si basano sulla piena integrazione e sulla collaborazione tra le persone e tra le persone e l’organizzazione stessa.
A tal fine un ruolo chiave è quello imputabile alla Digital Transformation nei luoghi di lavoro nonché al processo di applicazione delle tecnologie avanzate al fine di riuscire a connettere persone, spazi, oggetti ai processi di business. Il tutto avviene con un obiettivo prociso ciò quello di accrescere la produttività, innovare, coinvolgere persone e gruppi di lavoro.
molte volte lo Smart Working viene confuso con il telelavoro. Questo è un errore comune. Adottare un sistema di Smart Working non significa solo che l’individuo può lavorare da casa e utilizzare le nuove tecnologie, ma lo Smart Working sottende un nuovo paradigma che si basa sulla revisione del modello di leadership e dell’organizzazione. Lo Smart Working, infatti, rafforza il concetto di collaborazione e supporta il processo di condivisione di spazi.
All’interno del paradigma dello Smart Working lo spazio cambia, l’ufficio smette di essere chiuso e il nuovo spazio di lavoro diventa quello che:
- accresce e favorisce la creatività delle persone,
- genera relazioni che oltrepassano i confini aziendali, stimola nuove idee e quindi nuovo business.
Come sostiene Madini, in merito alla revisione degli spazi in ottica di Smart Working «Per poter dare concretezza ai principi organizzativi dello Smart Working, occorre creare iniziative congiunte e coerenti afferenti a quattro leve di progettazione che hanno interlocutori aziendali diversi. Le iniziative più mature di Smart Working richiedono di agire su tutte e quattro le leve; tuttavia, la priorità con cui vengono attivate dipende dalle esigenze e dalle motivazioni che portano le organizzazioni a intraprendere il percorso verso lo Smart Working»
Dati questi presupposti risulta chiaro come una delle leve principali dello smart working è quella connessa alle policy organizzative, nonché l’insieme delle regole e delle linee guida inerenti alla flessibilità di orario (inizio, fine e durata complessiva), di luogo di lavoro e alla possibilità di scegliere e personalizzare i propri strumenti di lavoro.
Da non dimenticare le variabili tecnologie digitali che, sulla base delle loro caratteristiche e del loro livello di adozione, possono:
ampliare e rendere virtuale lo spazio di lavoro,
- abilitare e supportare nuovi modi di lavorare,
- facilitare la comunicazione, la collaborazione e la creazione di network di relazioni professionali tra colleghi e con figure esterne all’organizzazione.
Un ulteriore aspetto da progettare è quello connesso al layout fisico degli spazi di lavoro, ovvero la configurazione degli spazi. L’organizzazione e la gestione degli stessi ha un impatto importante sulle modalità di lavoro degli individui in quanto può direttamente condizionarne l’efficienza, l’efficacia e il benessere delle persone nel contesto lavorativo. Emerge, quindi, come la progettazione degli ambienti sia fondamentale per riuscire a garantire alle persone di lavorare in un luogo che soddisfi le necessità professionali. Si chiarisce, sulla base di questa affermazione che lo Smart Working non è una pratica che riguarda solo il lavoro fuori dall’ufficio, ma anche quello interno.
Da non dimenticare che una leva per l’implementazione dello Smart Working è direttamente connessa alla leadership e ai suoi stili oltre che alla cultura organizzativa interna. Il successo dello Smart Working è, infatti, strettamente connesso al modo di “vivere” il lavoro, sia da parte dei capi che da parte dei dipendenti.
Per una organizzazione, prima di implementare un modello organizzativo di Smart Working, è necessario comprendere fino a questo punto l’organizzazione è pronta per la sua implementazione. è proprio per questo che esistono diverse forme di lavoro ibrido che coniugano lavoro smart e non.
Ad oggi emergono differenti modelli di lavoro ibrido, questi si possono adattare alle diverse categorie di lavori.