La notifica a mezzo pec: quando si perfeziona per mittente e destinatario
La notifica degli atti processuali a mezzo PEC è prevista dall’art. 16 bis del D.lgs. n. 546 del 1992 ed è obbligatoria per i giudizi di primo e secondo grado instaurati con ricorsi/appelli notificati a decorrere dal 1° luglio 2019; resta ferma invece la facoltatività dell’opzione telematica della notifica e del deposito degli atti per i ricorsi/appelli notificati entro il 30 giugno 2019.
La disciplina delle notifiche a mezzo PEC è contenuta nel decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 23 dicembre 2013, n. 163, recante il “Regolamento sulla disciplina dell’uso di strumenti informatici e telematici nel processo tributario”, alla luce del quale per il mittente la notifica si intende eseguita al momento dell’invio del documento al proprio gestore PEC, attestato dalla ricevuta di accettazione (RdAC) rilasciata al medesimo gestore del sistema; per il destinatario, invece, la notifica si perfeziona nel momento in cui il documento informatico è reso disponibile nella casella PEC dal suo gestore. Si evidenzia, quindi, che, per il mittente, ai fini del corretto perfezionamento della notifica risulta indifferente che il destinatario visualizzi o meno il contenuto della PEC ricevuta, essendo sufficiente che il gestore del sistema renda accessibile l’atto al destinatario affinché la notifica si ritenga perfezionata. In sostanza, è sufficiente che il messaggio di PEC venga consegnato al gestore del servizio del destinatario, che ne rilascia immediata e automatica ricevuta (RAC).
Da ricordare, da ultimo, che le notifiche degli atti del processo tributario alla controparte tramite PEC possono essere effettuate 24 ore su 24, tutti i giorni dell’anno inclusi i festivi; la notifica si perfeziona, e si considera dunque tempestiva, per il notificante, se entro le ore 23,59 di quel giorno è generata la ricevuta di accettazione, mentre è solo per il destinatario che opera il differimento al giorno successivo del momento perfezionativo della notifica stessa.
Notifica a mezzo PEC: modalità operative
Allorquando si procede alla notifica a mezzo pec si ritiene opportuno indicare alcuni elementi nell’oggetto e nel messaggio di PEC al fine di consentire al destinatario di comprendere la natura e la finalità della notifica dell’atto e di permettere al notificante, una volta perfezionata la procedura di notifica, di ottenere una ricevuta PEC di accettazione e consegna complete di tutti i dati riguardanti gli atti oggetto di notifica.
In particolare, in caso di notifica di un atto introduttivo del giudizio (ricorso) sarà consigliabile inserire nell’oggetto la seguente dicitura “notificazione ai sensi dell’art. 16 bis, comma 3, D.Lgs. n. 546/92” e nel corpo del messaggio, indicare:
- la tipologia dell’atto (es: ricorso, appello, istanza di pubblica udienza o sentenza)
- l’atto impositivo impugnato ovvero gli estremi della sentenza
- nome, cognome e codice fiscale del difensore/ufficio notificante
- nome e cognome o denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti
- il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario
- l’indirizzo di PEC a cui l’atto viene notificato
- l’indicazione della Commissione tributaria adita.
Ove la notifica abbia ad oggetto la sentenza è opportuno indicare nell’oggetto la dicitura “notificazione ai sensi dell’art. 16 bis, comma 3 D.Lgs. 546/92” e nel messaggio specificare che si tratta di notifica ai sensi dell’art. 38 D.L gs. 546/92, ai fini della decorrenza del termine breve di impugnazione.
La prova dell’avvenuta notifica
La prova della avvenuta notifica via PEC degli atti processuali consiste nel depositare tramite il PTT i seguenti file originati dal sistema informatico del gestore della PEC:
- la ricevuta di accettazione (RdAC) sottoscritta con la firma del gestore del mittente
- la ricevuta di avvenuta consegna (RAC) sottoscritta con la firma del gestore del destinatario.
Le suddette ricevute possono essere salvate con le seguenti modalità:
- a) senza modificare l’estensione del file “.eml” in quanto formato nativo digitale contenente i file digitali degli atti notificati;
- b) effettuando il salvataggio con il formato PDF/A 1a-1b e predisponendo, sullo stesso documento informatico o su atto separato, una attestazione di conformità ai sensi dell’articolo 23-bis, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (CAD) – opzione riservata ai soli pubblici ufficiali- con l’obbligo di conservazione dell’originale informatico, ove previsto;
- c) effettuando esclusivamente il salvataggio con il formato PDF/A 1a-1b, tenuto conto che anche senza una espressa dichiarazione di conformità, ai sensi dello stesso articolo 23-bis, comma 2, del CAD, tale copia informatica ha la stessa efficacia probatoria dell’originale se la sua conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico.
Ricevute e attestazione di conformità dovranno essere firmate digitalmente.