Libri e scritture contabili soggetti obbligati e modalità di conservazione

I LIBRI E I REGISTRI CONTABILI OBBLIGATORI

QUALI SONO I SOGGETTI OBBLIGATI ALLA TENUTA DEI LIBRI E DEI REGISTRI CONTABILI

Ai fini civilistici, l’obbligo di tenuta delle scritture contabili è sancito dall’articolo 2214 c.c., secondo cui l’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve tenere:

• il libro giornale e il libro degli inventari;
• le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa.

Ai sensi dell’articolo 2214 c.c. comma 3, sono esclusi dall’obbligo di tenuta delle scritture contabili i piccoli imprenditori, ad esempio:

• i coltivatori diretti del fondo;
• gli artigiani;
• i piccoli commercianti;
• coloro che esercitano un’attività professionale organizzata prevalentemente con il lavoro proprio e dei componenti della famiglia (articolo 2083 c.c.).

Mentre, ai fini fiscali, l’obbligo di tenuta delle scritture contabili è sancito in capo a tutti i soggetti che esercitano un’attività d’impresa ed è disciplinato dal Titolo II del DPR 600/73 dall’articolo 13 al 22. Per le imprese individuali, tale obbligo assume contenuto differente in base al regime contabile adottato.

L’adozione dei regimi agevolati consente di beneficiare dell’esonero dagli obblighi di registrazione e tenuta delle scritture contabili.

In generale, i soggetti assoggettati all’obbligo di tenuta delle scritture contabili sono i seguenti:

• società soggette ad Ires (Spa, Sapa, Srl, società cooperative e di mutua assicurazione);
• enti pubblici e privati diversi dalle società soggette ad Ires, nonché i trust, residenti in Italia, che hanno per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciali;
• le associazioni non riconosciute, i consorzi e le altre organizzazioni non appartenenti ad altri soggetti passivi, che hanno per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciali;
• le stabili organizzazioni di società ed enti non residenti nel territorio dello Stato;
• le Snc, le Sas e i soggetti ad esse equiparati ai sensi dell’articolo 5 del DPR n. 917/86;
• le persone fisiche che esercitano imprese commerciali ai sensi dell’articolo 55 del DPR n. 917/86;
• le imprese di allevamento di animali che eccedono i limiti di cui all’articolo 32, comma 2, lettera b) del DPR n. 917/86;
• le imprese esercenti attività agricole che si avvalgono dei regimi forfetari di cui all’articolo 56-bis del DPR n. 917/86;
• le imprese esercenti attività di agriturismo di cui all’articolo 5 della Legge n. 413/91;
• le persone fisiche che esercitano arti e professioni ai sensi dell’articolo 53, comma 1, del DPR n. 917/86;
• le società o associazioni fra artisti e professionisti di cui all’articolo 5, comma 3, lettera c), del DPR n. 917/86.

LIBRI CONTABILI E REGISTRI OBBLIGATORI

Per gli imprenditori commerciali, in riferimento sia alla normativa fiscale che civilistica, i libri contabili obbligatori sono:

• libro giornale: art. 14 del DPR 600/73 non detta particolari disposizioni per la tenuta del libro giornale; il libro giornale deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all’esercizio dell’impresa (art. 2216 c.c.). In questo libro deve indicare: la data dell’operazione; la descrizione dell’operazione; la rappresentazione dell’operazione; gli importi delle operazioni distinti per ciascun mastro.

In base all’articolo 2219 c.c., la tenuta del libro giornale deve avvenire secondo le norme di un’ordinata contabilità, senza: spazi in bianco, interlinee, trasporti in margine.

Tutte le registrazioni devono essere effettuate entro 60 giorni dall’avvenuta operazione, così come stabilito dell’articolo 22, DPR n. 600/1973.

• libro inventari: deve indicare sia gli elementi prescritti dal codice civile, sia le altre informazioni richieste dall’art. 15 del DPR 600/73. Ai sensi dell’art. 2217 c.c., l’inventario deve redigersi all’inizio dell’esercizio dell’impresa e successivamente ogni anno, e deve contenere l’indicazione e la valutazione delle attività e delle passività relative all’impresa, nonché delle attività e delle passività dell’imprenditore estranee alla medesima. L’inventario si chiude con il bilancio e con il conto dei profitti e delle perdite, il quale deve dimostrare con evidenza e verità gli utili conseguiti o le perdite subite. L’inventario deve essere sottoscritto dall’imprenditore entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte dirette.
• registri IVA: articolo 14, lettera b) del DPR n. 600/73 prevede la tenuta obbligatoria dei registri prescritti ai fini dell’IVA. I principali registri Iva regolamentati sono: registro delle fatture emesse (articolo 23 DPR n. 633/72); registro dei corrispettivi (articolo 24 DPR n. 633/72); registro degli acquisti (articolo 25 DPR n. 633/72).

Devono essere stampati entro tre mesi dal termine di invio della dichiarazione dei redditi. Devono essere numerati progressivamente, indicando, affianco al numero della pagina, l’anno a cui si riferiscono le scritture. 

I registri devono essere tenuti secondo le regole di ordinata contabilità: senza spazi in bianco, interlinee, trasporti in margine, abrasioni. I registri devono essere conservati per un periodo di 5 anni, a decorrere dal 31.12 dell’anno in cui è stata presentata la dichiarazione a cui si riferiscono le scritture, che diventano 7 se la dichiarazione non è stata presentata. Dal punto di vista civilistico le scritture contabili vanno comunque conservate per 10 anni.

• libro mastro: art. 14 co. 1 lett. c) del DPR 600/73 prescrive la tenuta di scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, raggruppati in categorie omogenee, in modo da consentire una chiara e distinta individuazione dei componenti che concorrono alla determinazione del reddito.

In pratica si tratta delle schede contabili (o mastrini), le quali evidenziano le movimentazioni di ciascuna voce inserita nel piano dei conti, in modo da agevolare la lettura dei saldi di bilancio.

Il libro mastro non deve essere vidimato, né bollato, né numerato.

• registro dei beni ammortizzabili: devono essere indicati i beni assoggettabili ad ammortamento ex art. 16 del DPR 600/73. Nel registro devono essere indicati, per ciascun immobile e per ciascuno dei beni iscritti in pubblici registri, l’anno di acquisizione, il costo originario, le rivalutazioni, le svalutazioni, il fondo di ammortamento nella misura raggiunta al termine del periodo d’imposta precedente, il coefficiente di ammortamento effettivamente praticato nel periodo d’imposta, la quota annuale di ammortamento e le eliminazioni dal processo produttivo.

Per i beni diversi da quelli indicati nel comma precedente le indicazioni ivi richieste possono essere effettuate con riferimento a categorie di beni omogenee per anno di acquisizione e coefficiente di ammortamento. Per i beni di cui all’articolo 102-bis del testo unico delle imposte sui redditi, di cui al DPR n. 917/86 le indicazioni ivi richieste possono essere effettuate con riferimento a categorie di beni omogenee per anno di acquisizione e vita utile.

Il registro viene tenuto al fine di poter dedurre dal reddito d’esercizio le quote di ammortamento, le quali devono, inoltre, risultare imputate a conto economico ai sensi dell’articolo 75 del DPR n. 917/86.

Le formalità da rispettare per l’utilizzo del registro dei beni ammortizzabili corrispondono alla progressiva numerazione delle pagine (non è necessaria la vidimazione/bollatura).

• le scritture ausiliarie di magazzino: sono dirette a seguire le variazioni intervenute tra le consistenze negli inventari annuali (art. 14 co. 1 lett. d) del DPR 600/73). Le scritture contabili in esame devono essere tenute a partire dal secondo periodo d’imposta successivo a quello in cui, per la seconda volta consecutivamente (art. 1 co. 1 del DPR 695/96): l’ammontare dei ricavi, di cui agli artt. 57 e 85 del TUIR, sia superiore a 5.164.568,99 euro e contemporaneamente, il valore complessivo delle rimanenze, di cui agli artt. 92 e 93 del TUIR, sia superiore a 1.032.913,80 euro.

Al di sotto dei citati limiti, i soggetti in contabilità ordinaria sono quindi esonerati dall’obbligo di tenuta delle scritture ausiliarie di magazzino.