Controllo di gestione

Il controllo di gestione è un’attività di tipo fondamentale che deve essere svolta a livello aziendale. Molte volte questa attività non viene svolta direttamente dalle risorse interne all’azienda, ma viene delegata a dei soggetti esterni.

All’interno di questo articolo andremo ad approfondire:

– Che cos’è il controllo di gestione

– Come viene svolta l’attività di controllo di gestione

– Chi è il soggetto preposto allo svolgimento del controllo di gestione

– Che cos’è l’analisi di gestione

Controllo di gestione definizione

Si definisce controllo di gestione l’insieme delle tecniche e degli strumenti identificati come di tipo fondamentale per lo svolgimento dell’attività di pianificazione e di controllo dell’andamento aziendale. 

Questo si connota come un mezzo utile per chiarire e delineare i piani d’azione non solo a livello corporate, ma quanto piuttosto a livello delle singole aree. Il controllo di gestione chiarisce ai diversi manager che si trovano a capo dei vari centri di responsabilità quali sono gli obiettivi strategici di medio e lungo periodo e quali sono le strategie da elaborare e da implementare per raggiungerli.

Fa parte del controllo di gestione il controllo anticipatorio che si basa sulla definizione di simulazioni come mezzi per verificare la bontà delle ipotesi di azione elaborate, utilizzando le informazioni di scostamento per correggere l’azione. 

Per mezzo del controllo di gestione è possibile raggiungere dei risultati nel miglior modo possibile, anche diversamente rispetto alle azioni programmate.

Il controllo di gestione è obbligatorio per legge e si pone come uno strumento fondamentale, in quanto consente di ottenere numerosi vantaggi. Primo tra tutti permette di ottimizzare l’impiego e l’utilizzo delle risorse economiche aziendali, favorisce la valutazione dell’andamento aziendale e chiarisce come pianificare obiettivi operativi. 

Inoltre, il controllo di gestione serve per evidenziare il ruolo preciso di ogni unità produttiva in quanto migliora anche le strategie di marketing e vendita al fine di incrementarne il guadagno.

Sulla base di questi presupposti e degli evidenti vantaggi che si possono avere per mezzo del Controllo di Gestione emerge come questo possa essere identificato come una sorta di strumento segreto delle aziende incentrate alla crescita e che non hanno paura della crisi in quanto è lo strumento che consente di stabilire gli obiettivi aziendale, ma soprattutto di raggiungerli. Questo significa che il controllo di gestione è funzionale alla costruzione della crescita aziendale su basi solide. Tale assunto deriva dal fatto che per crescere un’azienda è necessario che analizzi e monitori i propri costi e ricavi. Tale azione è importante perché permette di capire da dove arriva il profitto, quindi quale prodotto o servizio ha più marginalità e, conseguentemente, definisce come stabilire quali costi è giusto sostenere e quali no. Con il controllo di gestione si valuta la rilevanza delle diverse spese. Il Controllo di Gestione è, quindi, quel meccanismo che consente di monitorare l’andamento dell’azienda, avendo in tempo reale dati aggiornati su voci fondamentali. 

Come fare il controllo di gestione?

Ogni azienda ha un proprio modo di svolgere il controllo di gestione in quanto questa è un’attività che tende ad assumere configurazioni differenti a secondo del business aziendale, delle sue caratteristiche specifiche, delle sue priorità, delle sue abitudini e anche dei suoi software. Questo significa che ogni azienda ha variabili proprie da prendere in considerazione, ma nonostante tutto vige un elemento comune che funge da punto di riferimento per tutte le aziende che fanno il controllo di gestione. Si tratta del bilancio. Il fatto che il bilancio sia il punto di partenza deriva dal fatto che è completo, è verificato ed è disponibile. Il bilancio è, infatti, lo strumento che contiene una sintesi di tutte le attività svolte nell’arco di un dato periodo fornisce dati precisi e validati da una meticolosa attività di registrazioni contabili. Inoltre, il bilancio è un documento predisposto per ottemperare ad obblighi fiscali.

In linea generale è possibile affermare che il controllo di gestione si basa sulla definizione di quattro fasi:

• Pianificazione
• Valutazione
• Implementazione 
• Monitoraggio

Queste fasi si contraddistinguono per il fatto che sono strettamente connesse tra di loro tale per cui lo svolgimento di una è strettamente connesso e sequenziale all’altra.

La pianificazione, ovvero la prima fase, è quella in cui vengono messi a confronto idee e progetti non ancora in essere con i dati storici. È fondamentale per dare una forma agli obiettivi aziendali. In questo contesto l’imprenditore condivide informazioni col team, cercando al contempo di farne emergere altre che siano altrettanto importanti. Serve per prendere decisioni sulla base di dati certi e non più solamente sull’istinto.

La valutazione è atta a comprendere la fattibilità degli obiettivi aziendali. Si basa sull’analisi dei mezzi, delle risorse e degli strumenti adatti alla loro realizzazione.

L’implementazione si basa sull’allocazione di strumenti e risorse nel budget, e di definire le tempistiche. È la fase più pratica in quanto è la mera esecuzione del progetto sulla base della strada ideale da seguire. Per aumentare l’efficacia del controllo di gestione, la comunicazione interna all’azienda è decisiva, in quanto l’imprenditore deve sforzarsi gradualmente di delegare le attività ordinarie ai propri collaboratori. L’attività di scambio delle informazioni è strategica.

L’ultima fase è quella di monitoraggio e si connota come uno step che dal punto di vista temporale, è parallela a quella dell’implementazione. Solo per mezzo del monitoraggio è possibile verificare se la messa in pratica del progetto è coerente con la pianificazione.

Controllo di gestione chi lo fa?

Il controller è il soggetto a cui è demandato il lavoro del controllo di gestione. Si tratta di una figura professionale che gioca un ruolo chiave in ogni azienda in quanto dirige il settore della contabilità di un’azienda e si assicura che tutti gli aspetti finanziari che la riguardano siano analizzati, documentati e interpretati nel modo corretto. Il controller, quindi, non è una figura solo contabile, ma è un soggetto strategico dal momento che i risultati delle sue analisi servono per avere un quadro sempre aggiornato e preciso sull’andamento dell’azienda e sul raffronto fra obiettivi prefissati e risultati raggiunti.

Ovviamente il ruolo del controller è strettamente connesso alle dimensioni aziendali:

• nelle aziende più grandi, il controller supervisiona contabili, addetti alle buste paga e altre figure professionali che operano nel settore contabile dell’azienda, lavorando a stretto contatto con il management aziendale e il Chief Financial Officer (CFO)
• nelle aziende più piccole il controller potrebbe essere l’unico incaricato della contabilità e dipendere direttamente dall’amministratore delegato.

Dal punto di vista pratico il controller verifica che i registri contabili siano compilati correttamente, che tutti i debiti siano stati pagati e che tutti i crediti siano stati raccolti. Questo è responsabile di azioni come registrare e analizzare la contabilità aziendale, coordinare il personale del reparto contabilità, verificare che tutte le operazioni contabili siano state svolte nel rispetto delle procedure aziendali, supportare il CFO per definire la strategia aziendale. Inoltre, è colui che si assicura che le operazioni e i registri siano in linea con gli standard internazionali, che monitorare i flussi di cassa rispetto al bilancio preventivo e che verifica che siano stati raggiunti gli obiettivi finanziari aziendali.

Sistema di controllo di gestione

Controllo di gestione e analisi di gestione non sono la medesima cosa.

Come abbiamo visto il controllo di gestione aziendale serve alle aziende per verificare costantemente il suo operato rispetto gli obiettivi prefissati. Tale attività viene generalmente svolta da un professionista detto controller oppure si usano dei software di gestione che snelliscono e facilitano l’attività.

A differenza di quella del controllo di gestione, l’analisi di gestione è un’attività che è priva di una figura specifica all’interno dell’azienda, in quanto può essere svolta da tre figure cardine ovvero l’imprenditore, i manager o il controller. L’imprenditore è colui che gestisce l’attività, fissa gli obiettivi aziendali e le strategie per poterli raggiungere; è dotato di potere decisionale ed è colui che in base ai dati raccolti e alla loro analisi prenderà le decisioni necessarie per raggiungere lo scopo di profitto. I manager come responsabili delle aree funzionali  hanno il compito di trasmettere gli obiettivi aziendali alle varie unità operative e valutano i risultati raggiunti comparandoli con quelli previsti dal bilancio previsionale per prendere decisioni in merito.

Il controller è lo specialista del controllo aziendale è colui che ha il compito di misurare i risultati ottenuti e confrontarli con quelli ipotizzati, analizzare gli scostamenti e modificare gli obiettivi da raggiungere.

L’analisi di gestione permette di esaminare l’andamento dell’attività e di rettificare in tempo eventuali attività poco produttive. I vantaggi sono l’ottimizzazione della gestione delle risorse economiche e produttive attraverso il piano previsionale che permette di controllare se le risorse sono state utilizzate in modo efficacie.